Story Agile #5 Initialisation du backlog

Initialisation du backlog (à changer) 

Nous entrons maintenant dans le dur du projet : l’initialisation du backlog. Nous allons voir comment Juliette a réussi à collecter, classer, prioriser et arbitrer les besoins métiers.

Nous avons maintenant une équipe formée, prête à jouer son rôle de manière optimisée. Place à la première étape du projet : l’initialisation du backlog !

Juliette, la PO, dispose d’une vision claire produit, suite aux ateliers précédents. Néanmoins, elle ne sait pas par où commencer. Basile, le Scrum Master du cabinet celencia, va l’accompagner dans cet exercice.

Juliette : Je vois tout ce qu’il faut faire, mais je ne sais pas comment l’ordonner dans le backlog. J’ai fait une première liste qui me semble complète, avec 20 users stories.

Basile : C’est très bien d’avoir réfléchi sur un backlog de ton côté ; mais être le Product Owner ne signifie pas tout faire tout seul. De plus, le nombre de stories me semble faible. Je te propose la démarche suivante :

  1. Identifie les thèmes de ton produit,
  2. Réalise des ateliers utilisateurs/métiers par thématique pour identifier les fonctionnalités, sans entrer dans le détail. Lors de chaque atelier, essaie de prioriser ces fonctionnalités.

Je te propose de venir au premier atelier pour avoir un soutien méthodologique.

Suite aux ateliers, Juliette peut déterminer les thèmes et epics. Cependant, aucune direction métier n’arrive à se mettre d’accord malgré les efforts de Juliette.

Pour être la plus pertinente possible, elle demande à chacun d’évaluer la valeur métier des epics.

Voici (ci-contre) un état du backlog (extrait) à la sortie des ateliers.

Juliette : Nous devons commencer les développements dans deux semaines et nous n’avons pas les priorités. Je suis d’avis de repousser les développements, jusqu’à ce que nous ayons la totalité du backlog priorisé.

Basile : Pas de panique Juliette. La situation n’est pas confortable mais cela ne remet pas en cause le lancement du premier sprint. Nous avions prévu de macro-estimer le backlog avec les développeurs en point de complexité. Nous gardons cette étape. Tu avais prévu de rédiger les premières stories pour le sprint 0, qui va permettre de “roder” l’équipe. Sélectionne les stories selon ta conviction de valeur métier. Nous nous engageons sur deux semaines de réalisation par sprint, pas sur tout le projet. Maintenant, ce que nous allons faire en plus, c’est de réunir toutes les parties prenantes et leur faire acheter les epics par version. En général la synchronisation se fait rapidement lorsque l’on valorise en euros. Je m’occupe d’organiser la réunion, après le sprint 0, pour avoir une idée de notre vélocité.

Le backlog est maintenant macro-estimé, il représente 650 points de complexité.

La vélocité de l’équipe sur le sprint 0 a été de 23 points, mais l’équipe pense qu’en rythme de croisière elle pourra produire 30 points par sprint.

Partant de ces hypothèses, il faut 22 sprints, soit 44 semaines, soit 10 mois pour tout réaliser. Pour mémoire, le budget accordé au projet est de 9 mois à équipe stable.

Ainsi, l’atelier de travail que va mener Basile avec les parties prenantes ne se limite plus à prioriser, mais également à éliminer des sujets du Backlog.

Nous vous livrons ici un résumé sur le déroulement de l’atelier de priorisation.

Basile a distribué à chaque partie prenante un nombre égal de jetons. La somme de ces jetons représente la vélocité de l’équipe par version (soit 3 sprints x 30 pts = 90 jetons).

Juliette a présenté chaque epic aux parties prenantes en indiquant le coût (pts de complexité) par epic.

Six tours d’achat, qui équivalent aux six versions réalisables, ont été effectués auprès des parties prenantes. Chacune a ainsi pu acheter et donc prioriser les éléments à réaliser par version, de manière partagée.

Basile a parfois dû faire “l’arbitre” pour maintenir le bon déroulement de chaque atelier. Par exemple :

  • Rappeler que l’estimation de l’équipe ne doit pas être remise en cause,
  • Il n’est pas possible d’acheter en partie une epic, sinon elle aurait été découpée plus finement par Juliette,
  • Il n’est pas possible d’augmenter le nombre de jetons puisque que le budget est fixe.

A la suite de cet atelier, l’équipe a pu disposer d’un backlog initial, reflétant les ambitions métiers en lien avec la capacité de l’équipe.