Vers une meilleure gestion de son temps de travail au quotidien

Dans Tendances - Métiers , 18 janvier, 2021

Cela fait plusieurs années que le sujet de la bonne gestion du temps revient fréquemment. Ces derniers mois, l’arrivée du travail à distance généralisé a d’autant plus mis le sujet de la bonne gestion de son temps de travail au cœur de nos préoccupations.

Désormais, il faut savoir jongler entre des réunions de plus en plus nombreuses, des mails qui n’en finissent pas d’arriver, des sujets de fond qu’il faut continuer à traiter, des délais de plus en plus courts… Bref, il devient urgent de prendre soin de soi et de cadrer ce temps de travail pour ne pas se laisser submerger et gérer au mieux ses journées.

Trois points sont essentiels à une bonne gestion du temps de travail :  la routine au quotidien, les réunions et les mails et l’organisation du travail.

Camille Guillochon 

Consultante Senior, Celencia Nantes

1. La routine au quotidien

Se créer une routine est l’une des clés pour réussir à travailler efficacement. A distance, vous n’avez plus de temps perdu dans les transports le matin, mais vous n’avez plus non plus ce temps qui sépare le moment où l’on quitte la maison du moment où l’on se met à travailler. D’où la nécessité d’établir ses rituels de travail à la maison. L’idée est vraiment de se créer des moments qui vont marquer le début et la fin de la journée de travail de manière à ne pas se sentir submerger par l’impression d’être en permanence au bureau et ainsi mieux gérer son temps.

Pour bien démarrer sa journée, on vous conseille simplement de débuter par un café ou un thé qui marquera le début de votre journée de travail.

Se fixer un planning avec des objectifs 

Quand on est en télé travail, on a souvent l’impression que notre journée est extensible mais il n’en est rien. Pour éviter de se faire surprendre par le temps, planifiez votre journée et élaborez une liste de choses à faire. Plus vous allez vous imposer des heures de début et de fin de taches, plus vous serez structuré. Si possible, pensez aussi à varier les taches pour réduire le sentiment de monotonie.

Faire des pauses 

Au bureau les pauses se font assez naturellement mais chez vous c’est plus compliqué. Ne négligez pas ces temps de pauses, c’est une bonne méthode pour vous permettre d’être efficace tout au long de la journée.

Mettre en place la routine du soir  

Même chose le soir, programmez-vous une routine pour bien marquer la fin de journée et déconnecter complètement. Vous pouvez en profiter pour réaliser votre séance de sport quotidienne par exemple, faire du yoga, de la méditation, etc.

2. Les réunions et les mails

Comment parler de la gestion du temps de travail sans évoquer les réunions et les mails qui rythment notre journée. Là encore, le phénomène s’est amplifié ces derniers mois. Nous avions déjà à faire à des réunions à n’en plus finir et des déluges de mails, mais le manque de lien et d’échanges informels a été compensé par un surplus de mails et (trop) de réunions…

Cadrer vos réunions 

Nous sommes souvent bien trop nombreux en réunion pour traiter de sujets qui ne concernent réellement qu’un tiers de l’auditoire. Comme les réunions s’enchainent, les retardataires sont fréquents. Sans parler des débats autour d’un sujet tout autre qui nous mettent tous en retard et font que la réunion prévue initialement pour 30 minutes déborde sur le créneau suivant et c’est l’effet domino… Pour finir, bon nombre de participants ont perdu leur temps et le sujet évoqué n’a pas avancé…

On le sait tous mais nous l’oublions souvent : toute bonne réunion devrait faire l’état d’un ordre du jour, d’un temps dédié et d’un compte rendu.  Organiser et animer des réunions efficaces n’est pas toujours évident, mais c’est l’une des clés pour une bonne gestion du temps.

Profitez de vos points d’équipe quotidiens ou hebdomadaires pour faire un état des lieux rapide de ce qu’il s’est dit. Vous gagnerez en efficacité et si tout le monde s’y met vous gagnerez du temps dans votre agenda.

Diminuer vos envois de mails  

Pour beaucoup d’entre nous, il semble essentiel d’envoyer une petite question par mail (plusieurs fois dans la journée) ou de mettre toute l’équipe en copie sur un sujet qui ne le nécessite pas. Ce qui était évoqué rapidement dans le couloir ou autour d’un café est désormais mentionné dans un mail. Résultat : notre boite mail déborde et le temps dédié à l’éplucher s’allonge.

Pour une gestion du temps de travail efficace, là encore, utilisez le moment du point d’équipe pour partager sur les sujets qui doivent être évoqués et réfléchissez à deux fois avant de transférer un mail à 12 destinataires.

Petit rappel : un « bon » mail doit être précis, concis et doit s’adresser au bon(s) destinataire(s).

3. L’organisation du temps de travail

On l’a dit, conjuguer l’enchainement des réunions, les dossiers à finaliser et les nombreux mails : c’est compliqué. Une bonne gestion du temps de travail passe par une bonne organisation.

On vous donne ici une méthode pour être efficace en un minimum de temps tout en restant concentré sur la tâche à accomplir. L’idée est de réussir à structurer le temps de travail en intervalles plus courts. En exploitant par exemple, la demi-heure qu’il nous reste entre 2 réunions. Notre objectif sera de réussir à déplacer des montagnes mais en s’attaquant à un rocher à la fois.

Deux clés essentielles 

La première va être la planification, il convient de diviser son travail en plusieurs taches. Pour reprendre la métaphore, divisez votre montagne en plusieurs rochers. Ainsi la tache vous semblera plus réaliste.

La seconde clé c’est de rester concentré uniquement sur la tâche en cours sur un temps donné. Il a été démontré qu’il est impossible pour notre cerveau de bien exécuter deux tâches à la fois.

Trois étapes 

La première va être de décider de la tâche à accomplir, nous avons évoqué la liste de choses à faire un peu plus haut, priorisez puis piochez une des actions de cette liste.

La deuxième étape consiste à décider du temps que vous allez y accorder. On a souvent 30 minutes ou 1 heure entre 2 réunions. Profitons de ce temps pour effectuer une tâche précise.

Pour finir, la troisième étape. Concentrez-vous sur cette tache pendant le temps que vous avez décidez d’y consacrer. Si une distraction apparait, vous pouvez la noter dans un coin pour la traiter un petit peu plus tard. L’objectif va être de réduire l’impact des interruptions internes et externes pendant la réalisation de cette tâche.

Nous vous conseillons également d’indiquer sur votre réseau interne d’entreprise que vous êtes indisponible (Teams, Skype, Slack, etc.).

En bref 

Il est important de choisir une action, de s’y consacrer pleinement, de la terminer, puis de passer à la suivante.

Vous allez aller plus vite sur l’ensemble et dans ce cas-là vous utilisez votre charge mentale à bon escient, ce qui vous permet d’être plus efficace tout en étant moins stressé.

En résumé

Vous l’aurez compris, il n’y a pas de recette miracle pour une bonne gestion du temps. En revanche, la démarche doit être initiée par vous et vous seul. N’attendez pas que le flot de mails se tarisse, que les réunions se fassent moins fréquentes ou que vos journées de travail se rallongent…

Cadrer, organiser votre journée pour devenir maître de votre temps.

Pour aller plus loin, Celencia vous accompagne. Des classes virtuelles (« Se réapproprier son temps » par exemple) sont à votre disposition pour vous faire découvrir pratiques et outils pour mieux gérer son temps.