Management à distance : comment réussir à être présent pour ses équipes ?

Dans Tendances - Métiers , 23 novembre, 2020

Nous y sommes, 4e semaine du 2e confinement, en France comme dans plusieurs autres pays. Nous sommes donc repartis en travail 100% à distance, en tout cas pour celles et ceux qui ont la capacité de le faire. Certaines pratiques ont déjà été mises en place, il est donc plus facile d’y retourner. Mais je constate encore, pour beaucoup d’entreprises, une certaine difficulté à aborder le sujet du management à distance.

Comment faire faire perdurer la culture de l’entreprise ? Comment aider ses équipes à garder le moral et surtout – ne nous voilons pas la face car c’est l’objectif principal de beaucoup – comment maintenir une productivité optimale essentielle à la survie de l’entreprise ? L’impact que ces longs mois de vie sous “l’emprise” du COVID-19 a sur notre modèle de vie managériale et sur nos systèmes de travail provoque une belle remise en question.

En tant que Coach, je constate – un peu amèrement – que cette pandémie aura plus fait avancer de nombreuses transformations organisationnelles/Agiles/digitales en quelques mois que toutes les volontés initiées avant. Tristement, beaucoup d’entreprises ont eu besoin d’une obligation légale pour finir par accepter le travail à distance et une certaine flexibilité. Le cas est encore plus vrai en France que dans les autres pays où j’ai pu travailler.

Ici, encore plus qu’ailleurs, le management dit “classique” peine à prendre en main sa transformation vers un leadership à distance – faute d’habitude et, je me positionne en disant cela, faute de confiance.

Je vous propose d’aborder cette réflexion via un angle d’intervention concentré sur l’humain. Cela parait logique et couler de source mais, finalement, l’appliquons-nous vraiment jusqu’au bout ? Sommes-nous réellement capables de délaisser quelque peu nos KPI, surveillance et autres mesures pour nous concentrer principalement sur le développement de notre bienveillance et la confiance que nous avons en nos équipes ? Ne serait-il pas temps d’arrêter de projeter nos propres craintes et notre manque de confiance en nous sur nos collaborateurs ?

Dites-vous que, si vous êtes anxieux ou que vous avez des doutes sur le déroulement de cette gestion à distance, il en va de même pour tous vos collaborateurs. Certains n’ont pas un contexte de vie (encore) adapté à un travail à distance sur du long terme, ont peut-être des proches touchés par le COVID-19, ont des enfants en bas-âge à la maison, ont des difficultés financières ou des problèmes de santé, ont développé de l’anxiété à la suite de cette période particulière, sont en période d’essai et se demandent s’ils vont pouvoir maintenir leur emploi, …

Bref, une infinité de raisons qui peuvent faire en sorte que leur préoccupation principale ne soit effectivement pas leur rentabilité. Notre vie personnelle nous poursuivait bien souvent jusqu’au bureau lorsque nous travaillions en présentiel, cela est encore plus vrai aujourd’hui, alors que le changement de contexte physique ne se fait plus.

Pour partir sur une bonne base de management du télétravail, j’aime assez l’idée de s’approprier les 4 accords toltèques, comme développé par Carine Ramelet dans son article paru le 10 avril sur le blog de la Capsule « Les 4 accords toltèques : un bon réflexe à adopter à l’heure du le télétravail ».

Celui-ci reprend les 4 accords :

  1. Que votre parole soit impeccable,
  2. N’en faites pas une affaire personnelle,
  3. Ne faites pas de supposition,
  4. Faites toujours de votre mieux

Si vous êtes familiers avec ces 4 accords toltèques, vous savez probablement déjà qu’ils sont applicables en tout temps et dans de nombreux contextes. J’ai conscience, en revanche, que cela peut rester trop abstrait pour certains et que des recommandations plus concrètes à appliquer au quotidien correspondent mieux à vos attentes.

Quelques conseils pour mettre en place le management à distance

Voici donc quelques conseils et idées (liste non exhaustive) pour vous aider à assister au mieux vos équipes dans votre management à distance :

  • Inspirez-vous de ce qui fonctionne ailleurs. Le télétravail (et la flexibilité) parfois même à 100% du temps, est instauré depuis 10 à 20 ans dans d’autres pays qui n’ont pas attendu le COVID-19 pour transformer (avec succès) leurs systèmes de travail et les relations managériales qui en découlent. Si cela fonctionne chez eux depuis plusieurs années, pourquoi cela ne pourrait-il pas fonctionner pour vous ?
  • Expérimentez ! Ceci est une nouveauté pour vous également. Profitez-en pour essayer différentes pratiques et approches, communiquez avec vos équipes à ce sujet et déterminez ensemble ce qui fonctionne le mieux au sein de votre entreprise ou de vos équipes.
  • Adoptez une vision long terme. Des experts nous parlent d’une possibilité de confinement durant encore plusieurs mois, dans le meilleur des cas. Et des possibilités de nouvelles pandémies dans le futur. Ceci n’est pas un « one-shot ». Essayons de penser sur une vision long terme et de définir ainsi qu’adopter les bonnes pratiques directement. Quitte à travailler sur une nouvelle définition de la vision ou des valeurs de l’entreprise.
  • Appuyez-vous sur vos collaborateurs. Demandez-leur du feedback. Définissez avec eux ce nouveau modèle managérial. Ils sont tout à fait capable d’objectivité et de prendre part à la discussion. Surtout, n’hésitez pas à montrer votre questionnement humain et partager vos doutes ! Personne n’est parfait, et se rendre compte que son manager est, en fait, humain lui-aussi, vous amènera à plus de considération de la part de vos équipes.
  • Concentrez-vous sur la valeur que vous obtenez au niveau de la « production ». Les habitudes de travail sont bouleversées pour tout le monde, pas juste pour vous. Qu’est-ce qui vous importe réellement ? Le temps dédié à la tâche ? Ou la valeur réalisée ? Peut-être est-il temps de redéfinir le « quoi/pourquoi » au lieu de dicter le « comment » ou le « quand ». Montrez-leur que vous avez confiance en leur expertise.
  • Mettez le focus de votre leadership sur l’autonomie et la confiance au sein de vos équipes. Montrez-leur que, malgré les difficultés et les changements, vous avez foi en leurs capacités et que vous savez pourquoi vous les avez embauchés. Laissez-leur une marge de manœuvre dans la gestion de leur temps de travail. Gagner en flexibilité vous amènera plus de dévouement et d’engagement, je vous l’assure.
  • Soyez le plus transparent possible dans vos communications. Ceci est une période anxiogène à plusieurs niveaux, faites-en sorte que le manque de transparence et de détails ne se rajoute pas à la liste.
  • Devenez bienveillant (ou cultivez votre bienveillance). Nous sommes tous humains, et tous « dans le même bateau ». Traiter vos collaborateurs avec bienveillance et respect vous aidera à ne pas vous auto-saboter.
  • Respectez le droit à la déconnexion. Etablissez des règles de temps de travail : maintenez-vous le même horaire qu’en présentiel ? Etes-vous plus flexible ? Et une fois cet horaire défini, respectez-le et faites-le respecter à vos équipes. S’il est défini que la journée s’arrête à 18h, il ne devrait plus y avoir d’échange de courriel ou de travail produit passé cette heure-là.
  • Apprenez à mieux définir vos urgences et priorités (qu’est ce qui est urgent vs. qu’est-ce qui est important ?). A distance, il est important, encore une fois, que les attentes soient clairement définies et communiquées.
  • Utilisez les différents outils de communication avec parcimonie et surtout, avec une bonne gouvernance ! E-mails, chats, appels vidéo… Essayez de limiter autant que possible les distractions des notifications constantes qui induisent un « context-switching » (changement de contexte multiple et régulier) dramatique pour la concentration. Le vôtre comme celui de vos collaborateurs.

Etre bien installé, clé de la performance du travail à distance

Ce n’est pas tout de gérer des équipes à distance en toute sérénité, encore faut-il être bien installé. Voici donc quelques conseils pour vous, afin que votre travail à distance soit également le plus confortable possible.

  • Gardez une certaine routine dans vos habitudes de travail : habillez-vous comme si vous vous rendiez à votre bureau, organisez votre journée, etc. Le but est de pouvoir maintenir un moment de « rupture » entre votre passage au mode travail depuis votre mode vie perso (et vice-versa lorsque votre journée se termine).
  • Faites des pauses, de vraies pauses où vous vous éloignez de votre espace de travail et vous vous levez de votre chaise. On le conseille à tous les salariés, vous en faites également partie !
  • Essayez de vous construire un espace dédié. Bien entendu, il est difficile de vous inventer une pièce supplémentaire si votre espace de vie est limité. Cependant, ne sous-estimez pas la différence que peut créer un simple paravent, par exemple.
  • Travaillez dans un environnement « sain » : un endroit idéalement lumineux, aéré et pas trop bruyant.
  • Bien que vous soyez à la maison, dans votre zone de confort personnel, faites attention à votre ergonomie de travail. Travailler depuis son fauteuil ou depuis son lit, cela peut effectivement être « sympa » quelques minutes. Mais à long terme, cela aura des conséquences néfastes sur votre organisme. Prenez le temps de choisir du mobilier et un matériel adapté. Certaines entreprises (comme Celencia) distribuent également à la demande écrans supplémentaires, claviers, souris, … à leurs employés.
  • Cela va de soi mais il est toujours bon de le rappeler : « un esprit sain dans un corps sain ». Mangez équilibré et sain. Prenez le temps de vous cuisiner vos repas. Ensuite, bougez. Autant que votre espace ou le confinement vous le permet. Une petite heure de marche, de fitness, de yoga, …. Faites attention à la sédentarité et à ses impacts sur votre corps.
  • Déconnectez-vous. Vraiment. Quand votre journée de travail est terminée, fermez votre ordinateur, déconnectez vos notifications liées à vos outils de communication et maintenez cette déconnexion jusqu’à la reprise de votre prochaine journée de travail.

Nous savons aujourd’hui, grâce à de nombreuses enquêtes réalisés lors du premier confinement, que les salariés en télétravail auront tendance à travailler près de 48 minutes supplémentaires par jour. Soit près de 4 heures de plus par semaine ! De plus, une étude réalisée par Dropbox et Economist Intelligence Unit nous montre que 2 personnes sur 3 se sentent en moyenne plus concentrées à la maison… Et ceci serait apparemment beaucoup le cas des… Managers ! Avec un peu de confiance, de gestion humaine, d’authenticité et de transparence dans nos rapports humains, je pense qu’il est bon de se dire que les managers n’ont pas de soucis à se faire au niveau de la productivité et de la rentabilité de leurs collaborateurs. En télétravail... ou non.

Ysaline VRANKEN Consultante @Niort