Clap de fin sur la saison 1 de notre Story Agile #12

Dans Story Agile , 04 décembre, 2020

Le premier COPIL

Scrum remet en cause bon nombre de pratiques, cependant il reste des incontournables.

Nous allons voir comment se déroule un COPIL, et son contenu dans un contexte Agile

Nous arrivons au terme de cette première saison, par une étape clé : le premier COPIL ! La mise en place de l’agilité ne signifie pas de tout supprimer du fonctionnement précédent. Une instance est nécessaire pour :

  • Evaluer, avec du recul, les travaux réalisés,
  • Arbitrer sur le contenu produit ou le processus de réalisation suite aux rétrospectives.

Cependant, ce COPIL sera sous un format différent, plus orienté sur le QUOI, que sur le COMBIEN. Pour rappel, avec la mise en place de Scrum, les contraintes coûts et délais sont devenus fixes ; seul le périmètre est ajustable. Ce COPIL se déroule après les deux premiers sprints, il reste un sprint à l’équipe pour finaliser la première version du produit.  Voici l’ordre du jour :

  • Feuille de route,
  • Avancement des travaux,
  • Arbitrage sur la mise en place d’un chef de projet,
  • Démo.

Le COPIL est animé en binôme, par Gustave et Juliette. La préparation est réalisée par ces deux acteurs, plus Basile afin d’introduire des pratiques et outils Scrum.

La feuille de route

Pour donner de la visibilité sur l’avancement, le backlog est présenté dans le temps avec une prévision des epics terminées, classées par thème. Ce format sera réutilisé tout au long du projet, et matérialisera les ajouts ou reports si avérés. A la suite de cette première version, il est décidé qu’une mise en production sera bien réalisée, mais sans activation, afin de se « roder » sur le processus de livraison. Les autres MEP seront actives, sauf contre-indication du COPIL.

L’avancement des travaux

Cette partie sera largement basée sur des indicateurs utilisés par le projet au quotidien, tels que le burndown chart au niveau du backlog. L’objectif est d’être transparent avec le COPIL et de réduire le temps de préparation.

L’indicateur qui a le plus retenu l’attention : un comparatif entre le budget consommé et l’avancement des travaux. Il a fortement rassuré sur le bon avancement du projet : les stories sont engagées et terminées au rythme de la consommation du budget. A noter qu’il est normal d’avoir un léger écart entre le “consommé” et le “réalisé”, la fourchette varie entre 5% et 10%.

La consommation du budget est basée sur l’imputation des temps et la valorisation en euros, de l’ensemble des membres de l’équipe.

L’avancement de la réalisation est basé sur les points de complexité des stories terminées, en cours ou à faire.

L’arbitrage

Au lancement du projet, Bernard avait souhaité que la question sur la mise en place du chef de projet soit évoquée lors du premier COPIL. Pour répondre à cette problématique, Basile s’appuie sur 3 composantes du projet, de manière factuelle :

  • Réponse au besoin : les deux démos ont répondu positivement aux attentes des participants. Peu d’ajustements ont été demandés, sans remettre en cause les travaux.
  • Respect des engagements : les graphiques présentés précédemment démontrent un respect du budget et un avancement cohérent des travaux.
  • Motivation de l’équipe : les deux rétrospectives ont soulevé bon nombre d’axes d’amélioration, sans être insurmontables ; et la note de l’équipe sur sa motivation est de 4,6 sur 5.

Il est décidé de laisser l’équipe fonctionner de manière auto-organisée et de lui apporter le soutien nécessaire, identifié lors des rétrospectives.

La démo

La séance se conclut par 30 minutes de démonstration du produit et questions/réponses. L’objectif est double : donner au COPIL une vision claire des travaux réalisés et permettre une appropriation en douceur.

Nous arrivons au terme de cette première saison qui a permis de donner quelques clés et astuces sur un déploiement réussi de Scrum au sein d’un projet. Ces épisodes reflètent les convictions et la démarche de Celencia pour accompagner nos clients. Nous espérons qu’ils vous auront permis de mieux appréhender Scrum. N’hésitez pas à faire appel à nous pour du coaching, des interventions de PO ou Scrum Master, ou encore des formations. Basile reviendra …