L’agilité à l’échelle : de la théorie à la pratique (Focus framework SAFe)

Dans Tendances - Métiers , 09 novembre, 2020

L’agilité à l’échelle (Agile@Scale) est un terme à la mode depuis quelques années dans le secteur de la gestion de projet, mais savons-nous exactement de quoi il s’agit ?

Aurore TIRIAU Consultante Senior @Celencia Niort

En quoi l’agilité à l’échelle est-elle différente des autres pratiques agiles ?

Les principes de l’agilité n’ont plus de secret pour personne et sont bien intégrés dans le quotidien d’un grand nombre d’organisations. Cependant, l’application de méthodes de type Scrum et Lean ne permet pas toujours de couvrir l’ensemble des besoins, surtout lorsqu’il s’agit de projets d’envergure. En effet, même si ces méthodes n’ont plus à faire leurs preuves en termes d’efficacité, elles ne permettent cependant pas d’avoir de la visibilité sur l’ensemble des projets d’une organisation.

En conséquence, il est presque impossible de prioriser uniformément les développements pour l’ensemble des projets d’une organisation, et de visualiser les impacts d’un projet sur un autre. Les équipes peuvent avoir des difficultés à se synchroniser, ne disposant pas d’outil de suivi global des différentes livraisons.

Aujourd’hui, les organisations se tournent de plus en plus vers les approches agiles pour la gestion de leur portefeuille de projets et la planification de programmes complexes. C’est pour cela qu’elles n’hésitent plus à avoir recours à l’agilité à l’échelle. Il est important de distinguer la démarche d’Adoption Agile qui peut être appliquée en quelques semaines ou quelques mois sur un nombre réduit d’équipes, et la démarche de Transformation Agile qui impacte tout ou partie d’une organisation.

L’agilité à l’échelle relève davantage de la seconde démarche avec une difficulté majeure : il ne suffit pas simplement de changer d’échelle pour réaliser une Transformation Agile. Cela implique de créer une organisation permettant de faire travailler toutes les équipes agiles ensemble autour d’un même produit, voire d’un même ensemble de produits.

Il est nécessaire de transformer de manière globale la culture, la façon de travailler, et d’interagir en valorisant le leadership, la collaboration et le partage d’informations, la focalisation produit, la culture de l’échec (dans le cas où l’on en retire rapidement des enseignements) pour que l’agilité à l’échelle fonctionne sur le long terme.

Des entreprises comme la Société Générale, Axa France, EDF ou encore Pôle emploi ont recours à l’agilité à l’échelle depuis ces dernières années.

Les constats, après quelques mois de passage à l’agilité à l’échelle, sont très positifs, comme en témoigne, par exemple Eric CHAMBEFORT, Responsable du Département SI Numérique pour la DSI EDF Commerce Marché Entreprises et collectivités. Après un peu plus d’un an d’exercice, il mesure le succès du passage à l’économie d’échelle à travers le niveau d’engagement et du bien-être des équipes, qui n’envisageraient pas un retour arrière.

Ce type d’organisation a, en effet, plusieurs avantages :

  • Une nette amélioration de la productivité des équipes et de la qualité,
  • Des tâches priorisées plus efficacement grâce à la collaboration des équipes,
  • Une démarche centrée sur l’utilisateur final, ce qui conduit à une plus grande satisfaction de la part du client,
  • Une meilleure visibilité sur l’ensemble des fonctionnalités, tant pour les clients, que pour les équipes,
  • Une meilleure visibilité sur les projets à venir.

Plusieurs cadres de travail (framework) existent et permettent de répondre des problématiques différentes. Les plus utilisés sont SAFe, déjà utilisé par de nombreuses sociétés françaises, Spotify, LeSS, ou encore Nexus.

Nous allons maintenant découvrir un peu plus en détail ce qu’est le framework SAFe.

Découvrons comment fonctionne le framework SAFe

SAFe (Scaled Agile Framework) a été créé en 2011 par Dean Leffingwell dans le but de proposer l’agilité à l’échelle dans les grandes DSI et certaines entreprises afin de répondre à un nouveau besoin. Il résulte de la mise en commun des méthodes agiles et du Lean. A l’origine, SAFe a été utilisé aux Etats Unis puis en Europe du Nord, et prend désormais ses marques en France. Aujourd’hui, pas moins de 38 entreprises françaises l’utilisent.

Bien que contesté par certains experts de l’agilité, car considéré comme n’étant pas assez agile, plusieurs entreprises trouvent ce framework plutôt rassurant car le cadre proposé est très complet et permet de donner une réelle visibilité aux dirigeants. Il est principalement adapté pour les organisations complexes ayant besoin d’une approche agile à grande échelle.

L’implémentation de SAFe dans une organisation se fait à travers une trajectoire bien définie. Elle s’appuie sur le schéma suivant (Source : Implementation Roadmap).

SAFe est basé sur 9 principes fondamentaux issus d’un mélange de pratiques agiles et du Lean :

  • Avoir une vue économique,
  • Appliquer une pensée systémique,
  • Assumer la variabilité et de préserver des options,
  • Construire progressivement avec des cycles d’apprentissage rapides et intégrés,
  • Avoir des jalons basés sur l’évaluation objective du système fonctionnel,
  • Visualiser et limiter le « work in progress », réduire les tailles des lots et gérer les longueurs de file d’attente,
  • Appliquer cadence et synchronisation,
  • Débloquer la motivation intrinsèque des équipes,
  • Décentraliser la prise de décision.

Ce framework se décline en 4 configurations qui s’adaptent aux différents contextes de déploiement que l’on peut être amené à rencontrer :

  • Essential SAFe : Convient à la majorité des implémentations de SAFe ou à une première version d’un déploiement plus important,
  • Porfolio SAFe : Apport du niveau de gestion de portefeuille au framework précédent,
  • Large Solution SAFe : Apport du niveau Solution au framework Essential SAFe, mais ne prend pas en compte le niveau de gestion de portefeuille,
  • Full SAFe : L’ensemble des niveaux sont pris en compte dans ce framework.

Et en pratique, ce framework fonctionne-il vraiment ?

Afin de voir comment passer de la théorie à la pratique, nous avons interrogé Benoit Tréguer, Responsable de mission au sein du bureau Nantais de Celencia, pour qu’il nous parle de son expérience dans l’implémentation du framework SAFe lors de l’une de ses missions.

Benoît TREGUER Responsable de mission @Nantes

Quelle stratégie d’implémentation de SAFe votre client a-t-il retenu ?

Notre conviction est d’y aller pas à pas. Aujourd’hui, seul le niveau « Programme » de SAFe a été mis en place. Nous utilisons donc l’agilité à l’échelle pour synchroniser plusieurs équipes agiles. Leurs périmètres fonctionnels sont indépendants à l’exception de certaines fonctionnalités transverses qui sont développées par une équipe pour l’ensemble du programme.

Quels sont les bénéfices que l’entreprise de votre client retient ?

Donner du sens : au sein de chaque équipe, le fait de se projeter sur 5 sprints (et non plus sur un seul) permet à tous les équipiers de comprendre la vision globale du produit.

Passer moins de temps en réunion : toutes les 10 semaines, nous organisons un Product Increment Planning rassemblant tous les acteurs directs et indirects du programme (architectes, urbanistes, représentants de projets dépendants ou solutions techniques utilisées…). Cela permet de remplacer pratiquement toutes les réunions organisées au fil de l’eau.

S’engager sur le périmètre à livrer : lors du Product Increment Planning, l’ensemble des acteurs du programme s’engage sur le périmètre à livrer à la fin des 5 sprints. La présence de tous les acteurs (projet et dépendances) crédibilise l’engagement. La mise en évidence des dépendances permet également de mesurer immédiatement le décalage planning associé au retard d’une fonctionnalité.

Quelles sont les difficultés auxquelles vous avez été confrontés ?

Dans notre contexte, la principale problématique était d’ordre organisationnelle (mise en place des Product Increment Plannings). La 1ère édition de cette réunion en présentiel a réuni 100 personnes, venant de 8 sites différents, et ce pendant 2 jours. Trouver un lieu rassemblant salles de réunion et de présentation, réserver les déplacements, assurer les repas sont des activités très chronophages.

Quelles sont vos préconisations pour le bon déroulement de SAFe dans la durée ?

Le succès passe par un sponsor convaincu et évangélisant ses équipes, par une disponibilité totale des acteurs directs et indirects lors du Product Increment Planning et par un accompagnement au changement fort (formation, coaching) au lancement de la transformation.

Après des premiers résultats plus que positifs en France comme à l’étranger, l’on peut être amenés à penser que cette méthodologie prendra encore de l’ampleur dans les prochaines années et pourra devenir un incontournable de la gestion de projets à grande envergure.

A vous de voir quel framework correspond le plus à votre organisation. N’hésitez pas à partager vos retours d’expérience afin d’inspirer de nouvelles équipes à se lancer dans l’aventure de l’agilité à l’échelle ! Celencia et tous nos experts du sujet sont à votre disposition pour vous accompagner dans ces démarches.